Stowarzyszenie Niesiołowice Węsiory – Kamienne Kręgi

Analiza ryzyka występowania konfliktu interesów

Analiza ryzyka występowania konfliktu interesu ( KI ) na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Gminy Stężyca
Opracowana w ramach projektu „Nowa jakość w nowym Urzędzie”.

Spis treści:
Rozdział I – informacje o projekcie
Rozdział II – cel analizy ryzyka występowania konfliktu interesu ( KI )
Rozdział III – przedmiot i źródła analizy ryzyka występowania KI
Rozdział IV – wnioski i uwagi końcowe.
Rozdział V – rekomendacje

Rozdział I – informacje o projekcie
„Nowa jakość w nowym Urzędzie” to projekt Stowarzyszenia Niesiołowice Węsiory „Kamienne kręgi” wsparty, w ramach projektu „Społeczny monitoring konfliktu interesów”1 Fundacji im. Stefana Batorego, ze środków Unii Europejskiej. Projekt pt. „Nowa jakość w nowym Urzędzie” został przeprowadzony w okresie styczeń-maj 2015 r. Zadaniem projektu było zwrócenie uwagi radnym i urzędnikom gminy na problem występowania konfliktu interesu. W ramach projektu przeprowadzono następujące działania:
 pozyskano, w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej, następujące dokumenty:
 Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Stężyca,
 Kodeks Etyki Pracownika Urzędy gminy Stężyca,
 zakresy upoważnienia pracowników do podpisywania pism z zakresu administracji publicznej,
 zakresy obowiązków pracowników
 informację o ilości wydanych decyzji administracyjnych na wybranych stanowiskach urzędniczych,
 informacje o zaistniałych przypadkach KI w Urzędzie Gminy Stężyca.
 pozyskano, w formie ustnej, informacje od pracowników urzędu,
 przeprowadzono w dniu 31.03.2015 r. szkolenie dla radnych i urzędników, oraz planuje się szkolenie dla nowo powołanego Męża Zaufania ( Doradcę ds. Etyki ),
 opracowano, wraz z rekomendacjami, analizę ryzyka występowania konfliktu interesu w urzędzie, czyli niniejszy dokument,
 opracowano katalog tematyczny uchwał rady gminy2, w którym przewodniczący rady będzie przypominał radnym o obowiązku wyłączenia się z głosowania w przypadku zaistnienia konfliktu interesu.

1
http://www.batory.org.pl/programy_operacyjne/przeciw_korupcji/spoleczny_monitoring_konfliktu_interesow, dostęp 11.05.2015
2
katalog tematyczny uchwał Rady Gminy Stężyca przy podejmowaniu których będzie obowiązywała procedura przypominania radnym o wyłączeniu się z głosowania w przypadku zaistnienia KI:
1. uchwała w sprawie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
2. uchwała w sprawie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli, nieruchomości, na których nie zamieszkują mieszkańcy, a powstają odpady komunalne,
3. uchwała w sprawie regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy,
4. w sprawie ustalenia programu pomocowego w ramach pomocy de minimis dla niektórych podatników prowadzących działalność gospodarczą na terenie Gminy,
5. podejmowanie uchwał w sprawie zasad udzielania stypendiów dla uczniów i studentów.

Rozdział II – cel analizy ryzyka występowania konfliktu interesu ( KI )
Celem analizy było zdefiniowanie miejsc w Urzędzie Gminy Stężyca, w których może zaistnieć konflikt interesów, ustalenie skali oraz ustalenie źródeł występowania KI w tych miejscach. Na potrzeby analizy ryzyka występowania KI wykorzystano definicję konfliktu interesów, zaczerpniętą z pracy zbiorowej pt. „Konflikt interesów w polskiej administracji rządowej”, wydanej przez Fundację im. Stefana Batorego3. Definicja ta brzmi następująco:
Jest to rzeczywiście występująca lub mogąca się pojawić sprzeczność między obowiązkami służbowymi a prywatnymi lub innymi interesami urzędnika, w której to sytuacji dążenie do realizacji interesu prywatnego może godzić w dobro publiczne lub negatywnie wpływać na wykonywanie obowiązków służbowych.
Publikacja ta stanowiła również jedno ze źródeł materiałów użytych podczas szkolenia dla radnych i urzędników.
Rozdział III – przedmiot i źródła analizy ryzyka występowania KI
Przedmiotem analizy ryzyka występowania konfliktu interesów był Urząd Gminy Stężyca.

Analiza ryzyka występowania konfliktu interesu na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Gminy Stężyca
Gmina Stężyca jest gminą wiejską z dobrze rozwiniętym przemysłem i turystyką. Zamieszkuje ją ok. 10000 stałych mieszkańców oraz kilka tysięcy właścicieli domów letniskowych. Obsługę mieszkańców zapewnia Urząd Gminy Stężyca, który liczy 35 urzędników. Pracę urzędu reguluje Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Stężyca wprowadzony Zarządzeniem nr 136/2014 Wójta Gminy Stężyca4.

Schemat organizacyjny podlega ewaluacji. Ostatnia zmiana nastąpiła 01.01.2015 r., kiedy zostały wprowadzone następujące zmiany:
• Wydział Finansowy został podzielony na dwa referaty: księgowości oraz wymiaru i windykacji,
• z Wydziału Gospodarki został wyodrębniony Wydział Rozwoju Przestrzennego przyporządkowany bezpośrednio Wójtowi Gminy,
• powstał też powołany nowy Wydział Zarządzania Kryzysowego.

3
Zob.: G. Makowski, N. Mileszyk, R. Sobiech, A. Stokowska, G. Wiaderek, Konflikt interesów w polskiej administracji rządowej – prawo, praktyka, postawy urzędników, Warszawa 2014 http://www.batory.org.pl/upload/files/Programy%20operacyjne/Odpowiedzialne%20Panstwo/Konflikt_interesow_w_administracji_rzadowej_raport.pdf, dostęp 11.05.2015
4

http://bip.gminastezyca.pl/file.php?attachment=13128

Aktualny Schemat Organizacyjny Urzędu Gminy Stężyca przedstawia się następująco:

gdzie,
 kolumna 1 – zawiera nazwę wydziału / referatu / stanowiska,
 kolumna 2 – ile etatów jest lub będzie na danym stanowisku,
 kolumna 3 – skrót literowy wydziału / referatu / stanowiska.
Na potrzeby projektu przeprowadzono analizę wszystkich wydziałów, referatów i stanowisk urzędniczych. Analizie poddano:
• procedury obowiązujące w urzędzie. Informacje uzyskano od wójta i sekretarz gminy,
• Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy, zawierający zakres zadań i kompetencji wydziałów urzędu.
• zakres obowiązków urzędników,
• zakres upoważnień do podpisywania pism z zakresu administracji publicznej. Zakres upoważnienia jest spersonalizowany i wynika z kompetencji, wiedzy, doświadczenia urzędnika oraz zaufania wójta,
• efektywność wybranych stanowisk tzn. ilość wydanych decyzji, ilość zaskarżonych decyzji, ilość oddalonych zaskarżeń, ilość uchylonych decyzji,
• informacje uzyskane podczas z rozmów z urzędnikami.
• Kodeks Etyki Pracownika Urzędu Gminy Stężyca wprowadzony Zarządzeniem nr 59/2010 Wójta Gminy Stężyca z 30 czerwca 2010 r5.
Przyjęto 5 stopniową skalę oceny ryzyka występowania KI:
• – brak zagrożenia
• – niskie ryzyko
• – średnie ryzyko
• – duże ryzyko
• – bardzo duże ryzyko.
Ocena przypisana poszczególnym stanowiskom urzędniczym oparta jest na analizie dokumentów pozyskanych z Urzędu Gminy Stężyca oraz informacji ustnych uzyskanych od pracowników urzędu. Kryterium oceny było prawdopodobieństwo występowania konfliktu interesów warunkowanego zakresem obowiązków przypisanych do danego stanowiska. Pod uwagę brano takie cechy stanowiska jak udział w procesie decyzyjnym, uznaniowość podejmowanych decyzji administracyjnych, konieczność kontaktu z interesariuszami.
Analiza ryzyka występowania ryzyka konfliktu interesów wg. Wydziałów Urzędu Gminy Stężyca
I. Wydział Finansowy
Składa się z dwóch referatów: Wymiaru i Windykacji, oraz Księgowości.
1. Referat Wymiaru i Windykacji – 6 etatów
Zadania referatu związane są z ustalaniem wymiaru podatków i innych opłat oraz windykacją różnych należności. Działania te powodują, że w strukturze urzędu referat ten zajmuje jedno z kluczowych miejsc. Podatki oraz różnego rodzaju opłaty są jednym z głównych źródeł budżetu, stąd wysoka ranga tego referatu ale też duże zagrożenie ryzykiem występowania KI.
• Stanowisko ds. wymiaru. Jest to kluczowe stanowisko w podejmowaniu decyzji podatkowych. Inspektor i podinspektor ds. wymiaru podatków mają wpływ na kształt decyzji administracyjnych poprzez ich opracowanie oraz posiadają upoważnienia do podejmowania niektórych decyzji administracyjnych. Kluczowe wydają się kompetencje w zakresie podejmowania decyzji o wymiarze podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego na podstawie złożonych informacji i deklaracji podatkowych, oraz opracowanie decyzji i kontrola stosowania umorzeń i ulg wobec osób fizycznych.

5

http://bip.gminastezyca.pl/file.php?attachment=1126

W zakresie transparentności opracowanych spraw i kształtu podejmowanych decyzji pomocne są przepisy regulujące te zagadnienia. Jednak zawiłość tych przepisów, utrudnia obywatelom zrozumienie trybu ich podejmowania i skutków jakie rodzą. Analizując ilość podejmowanych decyzji podatkowych w skali roku (6968) w stosunku do ilości odwołań (4) w tym 2 utrzymane w mocy, 1 uchylona a 1 rozpatrywana – należy wyciągnąć wniosek, że w zakresie wymiaru podatków urząd prawidłowo wypełnia swoje obowiązki a mieszkańcy nie widzą nieprawidłowości, w tym występowania konfliktu interesu. Jednym z miejscem gdzie mógłby zaistnieć jest kontrola stosowania powszechności opodatkowania oraz opracowanie decyzji i kontrola stosowania umorzeń i ulg w zakresie prowadzonych spraw. Mimo iż, procedury nakładają na urząd wnikliwe rozpatrywanie spraw, m.in. analizę sytuacji podatnika, nie można wykluczyć uznaniowego rozpatrywania spraw, a za tym nie można wykluczyć zaistnienia konfliktu interesu.
Analiza KI – średnie ryzyko

• Stanowisko ds. windykacji należności. Stanowisko to rodzi średnie zagrożenie występowaniem konfliktu interesów. Powszechna wiedza o konieczności płacenia podatków oraz zamożność mieszkańców gminy wpływają na rzetelność i terminowość opłat minimalizując konieczność interwencji windykacji. Na blisko 70006) decyzji podatkowych co w konsekwencji powoduje 28000 terminów płatności tylko w niespełna 30007) przypadków była konieczność wysłania upomnień, natomiast tytułów wykonawczych było 245. Według informacji z urzędu jest to grupa powtarzających się podatników. Analizując te dane w kontekście zakresu obowiązków i upoważnień do podpisywania pism oraz zadań referatu wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Stężyca jak również szczegółowych przepisów dotyczących egzekucji zaległości podatkowych należy wyciągnąć wniosek,

6
Ilość wydanych decyzji w 2014r. na co składają się:
– decyzje wymiarowe w sprawie podatku rolnego – 1898
– decyzje w sprawie podatku leśnego – 182
– decyzje w sprawie podatku od nieruchomości – 2581
– decyzje w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego – 2071
– decyzje zmieniające – 236
Informacja pochodzi od Sekretarz Gminy Stężyca.

7
Ilość wydanych dokumentów w postepowaniu podatkowym w 2014r. na co składają się:
– liczba upomnień – 2974
– liczba tytułów wykonawczych – 245
Informacja pochodzi od Sekretarz Gminy Stężyca.

że zagrożenie konfliktem interesów w zakresie windykacji jest na niskim poziomie.
Analiza KI – niskie ryzyko

• Stanowisko.ds. gospodarki odpadami. Zakres obowiązków związanych ze stanowiskiem inspektora ds. gospodarki odpadami jest bardzo szeroki i upoważnia tą osobę m.in. do prowadzenia postępowań w sprawie określenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Do jej obowiązków należą też weryfikacja deklaracji o wysokości opłaty oraz sprawdzenie i windykacja zaległości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Są to pola, gdzie może zaistnieć KI. Ustawa o gospodarowaniu odpadami została wprowadzona około 2 lata temu, jest więc nowym uregulowaniem prawnym. U wielu ludzi rodzi ona spore kontrowersje a nawet opór. Powodem takich stanowisk jest m.in. konieczność składania deklaracji, co oznacza dodatkowa biurokrację, wysokość opłat. Obowiązek opłaty za wywóz śmieci wynika z ustawy i definicji, która stanowi, ze taki obowiązek mają właściciele nieruchomości na której powstają odpady komunalne. Wielu posiadaczy nieruchomości w gminie jest jednocześnie mieszkańcami Trójmiasta i uważają, że podwójnie płacą za śmieci. Urzędnicy również uczą się ją stosować. Z rozmów z nimi wynika potrzeba jej nowelizacji. Jest to normalna procedura w sytuacji nowych uregulowań ,a taką jest ustawa o gospodarowaniu odpadami. Z doniesień medialnych wynika, że gospodarka odpadami to przemysł o bardzo dużych dochodach. Handel surowcami, recykling i inne działalności w tej branży rodzą wiele nieprawidłowości. Społeczeństwo również potrzebuje czasu na zmianę sposobów zachwań w gospodarowaniu odpadami. Są to strefy, gdzie konflikt interesów może występować.
Analiza KI – duże ryzyko

2. Referat Księgowości – 6 etatów
Referat księgowości zajmuje się obsługą księgową urzędu. Brak zadań związanych z obsługą mieszkańców powoduje, że konflikt interesu na wielu stanowiskach nie występuje lub jest mały.
• Stanowisko ds. księgowości. Brak zadań związanych z obsługą mieszkańców, brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. inwentaryzacji. Gospodarowanie majątkiem własnym gminy należy do ważniejszego działu urzędu. Prawidłowa wycena tego majątku, zarządzanie środkami trwałymi łącznie z ich wyceną oraz zbywaniem mogą rodzić różne nieprawidłowości i sprzeczności wewnątrz komisji. Może to rodzić konflikty między komisjami inwentaryzacyjnymi a nadzorem. Jest to jedno z bardziej podatnych na konflikt interesu stanowisk w urzędzie.
Analiza KI – średnie ryzyko

• Stanowisko ds. obsługi kasy. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. płac. Brak zadań związanych z obsługą mieszkańców, brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

II. Wydział Administracyjno – Organizacyjny
Zatrudnienie 7 etatów urzędniczych i 2 nie urzędniczych.
Wydział zajmuje się przede wszystkim obsługą i wsparciem logistycznym urzędu. Z 7 stanowisk urzędniczych tylko 2 mają bezpośredni związek z obsługą mieszkańców i są decyzyjne. Rola tych stanowisk jest jednak bardzo duża. Stanowisko Sekretarz Gminy jest jednym dwóch kluczowych w urzędzie, natomiast stanowisko inspektora ds. gospodarki mieszkaniowej ma bardzo duży wpływ na pomoc socjalną w gminie.
• Sekretarz gminy. Jest to jedno ze strategicznych stanowisk w urzędzie. Posiada najwięcej, po wójcie, upoważnień do podejmowania decyzji administracyjnych, podpisywania dokumentów skutkujących obciążeniami finansowymi, proponowania rozwiązań kadrowych. W stopniu ograniczonym uczestniczy w postępowaniach przetargowych. W razie nieobecności wójta reprezentuje urząd na zewnątrz. Inicjuje procesy uchwałodawche, odpowiada za prawidłowość przygotowania materiałów sesyjnych. Jest to więc funkcja o wielkiej odpowiedzialności.
Analizując funkcję sekretarza gminy można dostrzec klika punktów zagrożeń występowania KI. Zagrożenia te mogą występować w relacjach z mieszkańcami jak również wewnątrz urzędu w relacjach z podwładnymi.
o W relacjach z mieszkańcami KI może występować przy podpisywaniu decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej, do których sekretarz gminy ma największe uprawnienia. Daje to możliwość wpływania na te decyzje. Tryb postepowania w sprawach administracyjnych regulują różne przepisy i kodeksy, lecz nie regulują wszystkiego, dając urzędnikom duży margines na podejmowanie arbitralnych decyzji. Decyzje te podejmowane są na podstawie obowiązujących przepisów prawa, ale również wiedzy, doświadczenia, rutyny urzędniczej. Dlatego też nie wszyscy urzędnicy mają pełnomocnictwa do podejmowania decyzji. Stąd decyzje urzędu skoncentrowane są w rękach wójta i sekretarz gminy. Nosi to oczywiście zwiększone ryzyko występowania KI.
o W relacjach z pracownikami urzędu KI również może występować. W małych gminach wiejskich decyzje podejmowane przez urząd w sposób oczywisty dotykają również urzędników, którzy są przecież mieszkańcami gminy. Skala odziaływania tych decyzji jest dużo większa niż w miastach z racji ilości mieszkańców. Przykład: zmiana planu zagospodarowania przestrzennego częściej będzie dotyczyć urzędnika urzędu gminy niż urzędu miasta. Pojawia się więc zagrożenie występowania KI przy podejmowaniu niektórych decyzji, w których stroną może być pracownik urzędu.
Analiza KI – średnie ryzyko

• Stanowisko ds. administracyjnych. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku. Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i promocji. Jest to stanowisko administracyjnej obsługi rady gminy oraz utrwalania przebiegu sesji. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. kancelaryjnych i archiwum. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. gospodarki mieszkaniowej. Jest to jedno z kluczowych stanowisk w gminie związanych z relacjami urząd – petent. Stanowisko to obejmuje wykonywanie większości zadań socjalno-bytowych ludności gminy oraz zadania związane z profilaktyką antyalkoholową i antynarkotykową. Funkcja ta związana jest z dysponowaniem środkami finansowymi i pomocowymi dla potrzebującej ludności. Z racji tych obowiązków jest ono narażona na duże ryzyko występowania KI. Dotyczy to szczególnie małych pod względem liczby mieszkańców gmin, gdzie osoba pełniąca tą funkcję może być w różnych relacjach z osobami potrzebującymi. Przy małych środkach finansowych i dużej liczbie osób potrzebujących wsparcia może pojawić się problem wyboru, komu tej pomocy udzielić. Okoliczności te przemawiają za tym, by osoba piastująca to stanowisko posiadała bardzo duże doświadczenie urzędnicze, doskonałą znajomość przepisów opisujących sferę społeczną, cechowała się bezstronnością oraz empatią na problemy ludzkie. Powinna ponadto posiadać zdolności mediacyjne i radzić sobie ze stresem wynikłym z argumentacji petentów.
Analiza KI – duże ryzyko
• Stanowiska ds. kadr. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. informatyki. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

III. Wydział Gospodarki
Zatrudnienie 4 osoby.
Zadania związane przede wszystkim z rozwojem infrastruktury komunalnej, zadania oświatowe, ochrony środowiska czy służby zdrowia oraz duże potrzeby z tymi zadaniami związane, powodują że urzędy a w nich wydziały gospodarki są jednymi z większych, a czasami największym inwestorem w regionie. Pośrednio stają się przez to również dużym, czy największym pracodawcą. Inwestycje są potrzebne i nie podlegają kontrowersji. Problemy rodzą przetargi, wybór oferenta, wybór wykonawcy, tryb przeprowadzania inwestycji, nadzór inwestorski, zatrudnienie w firmach w ramach przeprowadzanych projektów. Jest to duże pole do różnych nieprawidłowości w tym występowania konfliktu interesu. W opinii społecznej, najwięcej nieprawidłowości w funkcjonowaniu administracji publicznej, występuje w samorządach na styku biznesu i urzędu. Miejsce gdzie przepływają środki finansowe czyli przetargi, stanowi największe zagrożenie patologiami. W procesie decyzyjnym, zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu, kluczową rolę odgrywa wójt. To on podejmuje ostateczna decyzję i podpisuje stosowne dokumenty i decyzje. Takie rozwiązanie, czyli wzięcie odpowiedzialności na siebie, np. poprzez wybór wariantu, może ograniczyć występowanie zjawisk patogennych, w tym konflikt interesu, wewnątrz wydziału.
• Kierownik wydziału. Kluczowa postać w wydziale, która oprócz zadań własnych rozdziela prace między urzędników. Do jej podstawowych obowiązków jest przygotowanie i przeprowadzenie przetargów, tzn. opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ocena ofert, przedstawienia wójtowi propozycji najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania. Zadania te wydają się najistotniejsze w kontekście występowania konfliktu interesu z pośród wielu innych, składających się na zakres obowiązków kierownika wydziału i samego wydziału. Należy przyjąć, że na tym stanowisku występuje najwyższe w urzędzie zagrożenie występowaniem konfliktu interesu.
Analiza KI – bardzo duże ryzyko

• Stanowisko ds. inwestycji. Drugie kluczowe stanowisko w wydziale z racji uczestnictwa w procesie przetargowym, a następnie co jest szczególnie istotne, w kontroli i nadzorze nad inwestycjami. Bezpośredni, regularny kontakt z wykonawcami sprzyja zadzierzgnięciu poufałych stosunków z wykonawcami, co może rodzić różne patologiczne relacje czyli klasyczny konflikt interesów. Analizując zakres obowiązków inspektora ds. inwestycji można przyjąć, że największe zagrożenie występowaniem KI związane jest z opisanymi wyżej zadaniami.
Analiza KI – bardzo duże ryzyko

• Stanowisko ds. gospodarki komunalnej. Analiza tej funkcji wskazuje na niskie zagrożenie występowaniem konfliktu interesu. Najwięcej zagrożeń można dostrzec w §21 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Stężyca w rozdziale III p.3 Kompetencje i Zadania Wydziału Gospodarki: określenie zasad szczegółowego korzystania z dróg, w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne oraz naliczenie opłat za zajęcie pasa drogowego oraz ustawienia reklam. Analiza KI – niskie ryzyko

• Stanowisko ds. rozwoju lokalnego. Kolejne w wydziale stanowisko zagrożone wysokim występowaniem KI. Składają się na tą ocenę następujące czynniki:
 udział w procesie decyzyjnym odnośnie projektów inwestycyjnych,
 wiedza o środkach finansowych, które można pozyskać lub zagospodarować, dysponowanie tą wiedzą,
 współuczestniczenie w rozdziale środków finansowych na różne projekty, oraz ich rozliczanie.
Konflikt interesu to mogąca się pojawić sprzeczność między dobrem publicznym, obowiązkami służbowymi a interesem urzędnika. Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z dysponowaniem środkami finansowymi ze szczególną siłą mogą pojawić się różne zagrożenia.
Analiza KI – duże ryzyko

IV. Wydział Rozwoju Przestrzennego
Zatrudnienie 4 osoby.
Wydział ten, w strukturze urzędu, podporządkowany jest bezpośrednio wójtowi. To wójt poprzez kampanię wyborczą, wybory bezpośrednie uzyskał mandat na zarządzanie gminą. Jednym z jego istotnych elementów jest rozwój infrastrukturalny gminy określony m.in. planami zagospodarowania przestrzennego. Plany są strategicznymi kierunkami rozwoju gminy, ponieważ nie tylko wskazują miejsca możliwych inwestycji ale również je ukierunkowują. Dlatego miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego mają olbrzymi wpływ na transparentność władz przy podejmowaniu decyzji rozwojowych. To w tym wydziale wystąpił jedyny, na przestrzeni kilku ostatnich lat przypadek wystąpienia konfliktu interesu w Urzędzie Gminy Stężyca8.
• Stanowisko ds. planowania i zagospodarowania przestrzennego. Stanowisko zagrożone wysokim występowaniem KI. W tym miejscu ścierają się różne opinie i wpływają, niejednokrotnie sprzeczne wnioski mieszkańców o zmiany w planach zagospodarowania przestrzennego. Szczególnie w gminach wiejskich jak Stężyca, wniosków tych jest dużo. Często dochodzi do ruchów w obszarze gruntów i prośby do urzędu o zmiany w planach.
Analiza KI – średnie ryzyko

8
Wnioskodawczyni złożyła wniosek o ustalenie warunków zabudowy. Jednocześnie wnioskodawczyni wniosła o wyłączenie z udziału w postępowaniu prowadzącego je urzędnika z uwagi na fakt, iż jest krewnym stron postępowania. W związku z powyższym wójt gminy wniósł do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Gdańsku o wyznaczenie innego organu do załatwienia przedmiotowej sprawy, wyjaśniając iż pracownik urzędu gminy na stanowisku inspektora do spraw planowania i zagospodarowania przestrzennego i strony postępowania są powinowatymi drugiego stopnia, jednocześnie jednoosobowa obsada stanowisk uniemożliwia wójtowi wyznaczenie innego pracownika do prowadzenia sprawy. Samorządowe Kolegium Odwoławcze wydało postanowienie na mocy którego został wyznaczony inny organ wykonawczy.

• Stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami. Stanowisko to koncentruje sprawy związane z gruntami gminnymi: sprzedaż, wykup, zamiana, dzierżawa, użytkowanie. Są to często atrakcyjne tereny i występuje duże nimi zainteresowanie. Konflikt interesu jest wpisany w to stanowisko.
Analiza KI – średnie ryzyko

• Stanowisko ds. ochrony środowiska. Stanowisko o średnim zagrożeniu występowania KI. Ogniskuje się ono głównie przy wydawaniu zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów, decyzjach o środowiskowych uwarunkowaniach na realizację przedsięwzięcia oraz realizowaniu ustawy czystości i porządku.
Analiza KI – średnie ryzyko

V. Wydział zarządzania i bezpieczeństwa
Zatrudnienie 3 osoby.
Wydział zajmuje się sprawami związanymi z ratownictwem, obronnością oraz nadzorem nad obiektami publicznymi należącymi do gminy. Do zadań wydziału należy również organizacja wydarzeń kulturalnych, rekreacyjnych i sportowych oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi w ramach wykonywanych zadań publicznych zlecanych przez Gminę Stężyca.
• Stanowisko ds. zarządzania obiektami publicznymi, kultury, sportu i rekreacji. Na tym stanowisko występuje małe zagrożenie występowaniem KI. Związane jest ono z ograniczonymi kontaktami z organizacjami pozarządowymi.
Analiza KI – niskie ryzyko

• Koordynator krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na terenie Gminy Stężyca. Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. wojskowych i OC. Wykonywanie pewnych zadań związanych z organizacją mieszkańców na wypadek sytuacji kryzysowych stanowi przesłankę do oceny, że KI może występować, ale na małym poziomie.
Analiza KI – niskie ryzyko

VI. Wydział Spraw Obywatelskich
Zatrudnienie 2 etaty.
Wydział zajmuje się dokumentacją związaną z pobytem mieszkańców, meldunkami, dowodami tożsamości, ewidencją mieszkańców, rejestrami wyborców.
• P.o. kierownika wydziału. Posiada pełnię upoważnień pokrywającą się z zadaniami wydziału. Najmniejsze z możliwych ryzyk, przy których mógłby pojawić się KI, to decyzje administracyjne związane z zameldowaniem i wymeldowaniem mieszkańców, oraz nieco większe przy realizowanie ustawy – Prawo zamówień publicznych. Uwzględniając jednak skalę tych decyzji, szczelność procedur oraz, że są wydawane na wniosek należy uznać brak występowania KI na tym stanowisku.
Analiza KI – brak ryzyka

• Stanowisko ds. ewidencji ludności Brak upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych oraz brak wpływu na kształtowanie decyzji administracyjnych eliminuje ryzyko występowania KI na tym stanowisku. Analiza KI – brak ryzyka

VII. Urząd Stanu Cywilnego
Zatrudnienie 2 etaty
Zadania USC oraz przepisy związane z tym związane eliminują okoliczności powstawania konfliktu interesu.
• Kierownik USC.
Analiza KI – brak ryzyka

• Zastępca kierownika USC.
Analiza KI – brak ryzyka

VIII. Audytor wewnętrzny.
Jest to zewnętrzna działalność doradcza i weryfikacyjna, mająca na celu usprawnienie pracy urzędu. Jednym z jego obowiązków jest ocena zgodności poprowadzonej działalności z przepisami praw oraz obowiązującymi w jednostce procedurami. Z tego wynika więc, że działalność audytora pomaga w strukturalnych rozwiązaniach, pomocnych w przypadku zaistnienia np. konfliktu interesu.

IX. Biuro obsługi prawnej.
Trudna do oszacowania skala występowania konfliktu interesu na tym stanowisku. Uczestnictwo przy podejmowaniu wielu decyzji, w tym o kluczowym znaczeniu, skutkujących obciążeniami finansowymi może generować przypadki występowania KI. Świadomość prawna powinna ułatwiać rozwiązania, w sytuacji zaistnienia konfliktu interesu.

 Wójt

Nadzoruje i organizuje pracę urzędu, wyznacza strategiczne kierunki rozwoju gminy i je realizuje. Podejmuje większość decyzji administracyjnych. Są to przesłanki do wystawienia najwyższej oceny zagrożenia występowaniem konfliktu interesu. Stanowisko wójta pochodzi jednak z wyboru. Oznacza to, że co 4 lata społeczeństwo weryfikuje jego pracę, poglądy i wizje, dając mu prawo do dalszego sprawowania władzy. Dlatego tez w przypadku wójta kryterium, na podstawie którego można by oszacować skalę występowania konfliktu interesu, ma raczej charakter polityczny. Oznacza to odpowiedź na pytanie, czy wójt realizując swój program polityczny, dzięki któremu wygrał wybory, nie realizuje swoich interesów osobistych. Odpowiedzią na to pytanie, czyli skalą występowania, lub nie, konfliktu interesu są wybory i skala poparcia dla wójta. Występują przypadki konfliktu interesu np. sprawa jednego z wójtów gminy w woj. pomorskim, którą rozpatrywał inny urząd gminy, ale są to przypadki zdefiniowanego KI9.
Rozdział IV – Wnioski i uwagi końcowe.

Analizując skalę i zakres występowania potencjalnego konfliktu interesu w Urzędzie Gminy Stężyca należy wyciągnąć wniosek, że rozkłada się on nierównomiernie. Występuje on w większym nasileniu w tych wydziałach i stanowiskach urzędniczych, które bezpośrednio mają kontakty z obywatelami i rozpatrują ich sprawy, oraz w mniejszym stopniu lub w ogóle tam, gdzie urzędnicy nie załatwiają bezpośrednio spraw obywateli. Na przestrzeni kilku ostatnich lat wystąpił jeden przypadek zdefiniowanego konfliktu interesu8).
Wnioski, jakie można wyciągnąć są następujące: w małych liczebnie społecznościach zjawisko konfliktu interesów może występować częściej, ale łatwiej się mu przeciwstawić. Brak anonimowości, tak typowej dla dużych miast, powoduje większą wrażliwość społeczeństwa na nieprawidłowości.
Jednym z celów, które przyświecały tej analizie było zdefiniowanie, na przykładzie Urzędu Gminy Stężyca, miejsc gdzie może występować zjawisko konfliktu interesu na szczeblu gminy i opracowanie wzorca analitycznego dla innych samorządów.

9
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Gdańsku wyznaczyło wójta jednej z gmin woj. pomorskiego, jako organ właściwy do rozpatrzenia wniosku o wydanie zezwolenia na usuniecie drzew i krzewów z terenu nieruchomości położonej w innej gminie woj. pomorskiego z uwagi na fakt, iż wnioskodawca jest jednocześnie wójtem tej gminy.

Rozdział V – Rekomendacje:

• Z analizy konfliktu interesu wynika, że są stanowiska o zwiększonym zagrożeniu jego występowania. Mogą się pojawić sytuacje zaistnienia konfliktu interesu, z którymi szczególnie młodzi urzędnicy, lub o mały stażu nie będą sobie radzić. Dlatego rekomenduje się Wójtowi Gminy Stężyca powołanie, w Urzędzie Gminy Stężyca, Męża Zaufania ds. konfliktu interesu (Doradcy ds. Etyki ). Proponuje się by funkcja ta została umocowana w Kodeksie Etyki Pracownika Urzędu Gminy Stężyca i służyła również obywatelom.

• Rekomenduje się Przewodniczącemu Rady Gminy Stężyca przeprowadzanie szkoleń z zakresu konfliktu interesów wśród radnych. Rekomendacja ta została podjęta na podstawie ankiety przeprowadzonej wśród radnych uczestniczących w szkoleniu w dniu 31.03.2015 r.

Analizę przeprowadzili i opracowali:
Włodzimierz Falencikowski – koordynator projektu, członek Stowarzyszenia Niesiołowice Węsiory „Kamienne kręgi”
Hieronim Więcek- Prezes Stowarzyszenia Niesiołowice Węsiory „Kamienne Kręgi”
Stowarzyszenie działa od 2011 r. Zajmowało się społeczną kontrolą nad poszukiwaniem gazu łupkowego. We współudziale z Siecią Obywatelską Wachtdog Polska prowadziła monitoring wykorzystywania funduszu „korkowego” w gminach Stężyca i Sulęczyno. Pod egidą Fundacji im. Stefana Batorego uczestniczyła w akcji „Masz głos masz wybór”.

Projekt realizowany jest ze środków otrzymanych od Fundacji Batorego w ramach projektu „Społeczny monitoring konfliktu interesów”, współfinansowanego przez Komisję Europejską. Za treść niniejszej publikacji odpowiada wyłącznie Stowarzyszenie Niesiołowice-Węsiory Kamienne Kręgi, Fundacja im. Stefana Batorego nie ponosi odpowiedzialności za treść i sposób wykorzystania udostępnionych informacji. Wyrażone w niej poglądy w żadnym stopniu nie mogą być utożsamiane z oficjalnym stanowiskiem Unii Europejskiej.